Het beheerpakket

Om het bestuur van de Vereniging van Eigenaars te ondersteunen en te ontheffen van tijdrovende en specialistische vereisten vanuit de splitsingsakte, biedt Axentrix Vastgoedbeheer een basispakket waarin alle verantwoordelijkheden opgenomen zijn. De onderdelen zijn in 4 catagoriën onderverdeeld; Bestuurlijke ondersteuning, Financieel beheer, Technisch beheer en Contractbeheer verzekeringen, energie & overige. Hieronder vind u de taken per onderverdeling.

Module Bestuurlijke ondersteuning

  • het organiseren van de jaarlijkse algemene ledenvergadering (ALV) namens het bestuur, waaronder het uitnodigen van de eigenaren, opstellen van de door het bestuur aangegeven agendapuntenen en het versturen van alle vergaderstukken aan de leden
  • het opstellen van de besluiten- en actielijst tijdens de ALV en deze ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur en publiceren
  • uitvoeren van besluiten vanuit de algemene ledenvergaderingen
  • bijwonen van de bestuursvergadering voorafgaand aan de ALV
  • eigenaren digitaal inzage verlenen in de administratie via het VvE web portaal
  • aanleggen van het register van eigenaren
  • nieuwe eigenaren registreren en voorzien van alle relevante informatie inzake de VvE
  • administratie voeren en archiveren conform de splitsingsakte
  • het verzorgen van alle overige correspondentie die onder normale omstandigheden gevoerd worden
  • vragen van leden beantwoorden

Module Financieel Beheer

  • periodieke VvE bijdragen berekenen en van eigenaren incasseren

  • opstellen van de concept begroting voor het komende boekjaar en deze presenteren tijdens de ALV

  • zorgen voor een rekening courant en spaarrekeningen op naam van de vereniging
  • contact onderhouden met de bank instelling waar de bankrekeningen gehouden wordt

  • facturen en declaraties nakijken op juistheid en namens de VvE tijdig betalen

  • het bijhouden van de financiële administratie

  • balans, exploitatierekening en toelichting samenstellen volgens het format van Axentrix Vastgoedbeheer in het VvE web portaal

  • jaarrekening presenteren aan de kascommissie en vragen beantwoorden

  • exploitatieresultaat reserveren en reservefondsaandeel berekenen

  • betalingsachterstanden voor het bestuur publiceren en wanbetalers herinneren en aanmanen

  • organiseren van en toezicht houden op deurwaarderstrajecten

  • verklaring verschuldigde bijdragen voor de notaris opstellen en verzenden

  • controleren van nota’s en zorgen voor correcte tenaamstelling en correspondentiegegevens bij crediteuren

  • de vergadering proactief adviseren over de liquiditeit  van de vereniging

Module Technisch Beheer

meerjaren planmatig onderhoud:

  • jaarlijks presenteren van een doorkijk van 15 jaar voor het planmatig onderhoud (MJOP) ten behoeve van de reservering voor onderhoud
  • het opstellen en minimaal om de 3 jaar actualiseren van de MJOP
  • de vergadering proactief adviseren over planmatig onderhoud en de gevolgen voor de liquiditeit
  • offertes voor in het MJOP gepland onderhoud opvragen en een vergelijk hiervan voorleggen aan het bestuur
  • jaarlijkse opname van de te onderhouden onderdelen
  • toezicht houden op en coördinatie van de uitvoering van het planmatig onderhoud

Onderhoudsonctracten:

  • organiseren van de contracten van dagelijks onderhoud, zoals schoonmaak en groenvoorziening

  • onderhoud van de gemeenschappelijke installaties organiseren

  • oplossen van klachten vanuit de vereniging over kwaliteit/uitvoering van onderhoudscontracten

  • relatiebeheer met de contractpartijen

  • het steekproefsgewijs ter plaatse controleren van uitgevoerde werkzaamheden aan de hand van de ontvangen facturen

Storingen:

  • storingsmeldingen 24 uur per dag aannemen

  • reparaties opdragen

  • opdrachten geautomatiseerd registreren en archiveren

  • signaleren van bijzondere onderhoudsmeldingen of situaties en deze melden bij het bestuur

Algemeen:

  • registratie van al het dagelijks en planmatig onderhoud

  • eigenaren via het web portaal inzage geven in de onderhoudscontracten, MJOP en klachtenonderhoud.

Module Contractbeheer verzekeringen, energie & overige

(NB: de beheerder fungeert niet als tussenpersoon of bemiddelaar)

  • de VvE/het bestuur op de hoogte brengen van de minimaal af te sluiten verzekeringen, zodat deze onder de verantwoordelijkheid van de VvE/het bestuur worden afgesloten

  • zorgdragen van betaling verzekeringspremie en onderhouden van polissen

  • indienen van schades bij de verzekering

  • financiële en organisatorische afhandeling van schades

  • toezicht houden op herbouwwaarde (tijdig agenderen hertaxatie)

  • beheren energiecontracten en zorgdragen voor de betaling van de energiekosten & actief optreden om nieuwe energiecontracten af te sluiten

Wilt u extra of andere diensten afnemen? Bijvoorbeeld het vervullen van de bestuurdersrol binnen de vereniging, neem dan contact met ons op. U ontvangt van ons een gespecificeerde offerte op maat.